Now Reading
Как да избегнете грешки в планирането и да оцените времето си правилно

Как да избегнете грешки в планирането и да оцените времето си правилно

Случвало ли ви се е често да си давате срокове, които не можете да спазите? Това подценяване на времето, необходимо за решаването на проблеми има име – грешка в планирането.

Грешката в планирането се състои в това, че хората често пренебрегват предишния си опит и обикновено се фокусират само върху предстоящата задача, като в същото време предполагат, че няма да срещнат трудности по пътя. И докато проблемът при лична задача може да не е чак толкова фатален, то при работни проекти означава повече работа, извънредни часове и стрес за екипа, спад на качеството, загуби и недоволни клиенти. Статистически по-малко от половината проекти завършват по график.

Как да оцените правилно задачите? Накратко, спрете да се доверявате на интуицията, когато го правите и използвайте поне една от няколко доказано работещи техники:

Разчитайте на предишен опит. Това е толкова елементарно, колкото и пренебрегвано. Ако имате да напишете статия от 10 страници, не е ли логично да се замислите колко време ви отне миналия път да го направите или да комбинирате предишен опит така, че да прогнозирате нужното време на базата на някакви факти? При лични проекти можете да контролирате времето с най-различни приложения, които отчитат задачите, а за екипни дейности съществуват софтуери за управление на проекти, които ще събират данни по няколко метода, така че следвщия път да имате реална представа коя задача колко време отнема.

Накарайте някой друг да оцени времето вместо вас. Доказано е, че човек често оценява неправилно собствените си срокове, но в същото време чудесно го прогнозира за други хора.

Това е така, защото хората са по-оптимистични за своите способености, вместо за чуждите. Което ражда тази обективност на преценката, когато става въпрос за някой друг. Ето защо не е никак лоша идея да помолите приятел или колега да оцени сроковете вместо вас.

See Also

Дайте време на неизвестното. Има известни фактори, с които човек е наясно, когато изпълнява проект, а има и непредвидени обстоятелства, които се намесват в процесите. Ето защо, дайте буферно време за неизвестното. Колкото по-малко знаете за един проект, толкова повече буферно време планирайте. Реално, когато човек се занимава с нещо за пръв път, той може да каже с точност колко време отнема едва след като проектът е завършил. Използвайте т.нар „конус на несигурността“ – ако знаете малко за предстощ проект, разделете прогнозното време на 4, за да намерите долната граница на времевия диапазон и умножете по същото количество време, за да отпределите горната граница. Така резултатът може да е от 1 до 12 дни например и в този случай се придържайте към горната граница, която е по-близка до реалността.

Оценете задачата по три параметъра: най-добър сценарий, най-лош сценарий и най-вероятен сценарий. Първият вероятно ще съвпадне с първоначалната ви прогноза, а последният може да се основава на емпирични данни. Вторият е, в случай, че всичко се обърка. След като получите тези три числа, изчислете средната стойност, която би трябвало да е прогнозата за необходимото време.

Проведете оценката си в най-непродуктивното време на деня. Хронотипите не само контролират физическата и умствената ни дейност, но и определят кое време на деня сме най-креативни и кога сме предразположени към положителни и отрицателни мисли. За повечето хора спада на настроението и продуктивността е в ранния следобед, така че ако планирате срок и използвате този естествен спад на енергията, това може да ви помогне да избегнете излишната увереност и оптимизъм и в резултат на това да планирате по-ефективно.

What's Your Reaction?
Може и по-добре
0
Не ми допада
0
Става
0
Страхотно
0
Супер
0
View Comments (0)

Leave a Reply

Your email address will not be published.

© 2020 Mindhire.me | All Rights Reserved

Scroll To Top