Няколко причини, поради които списъците със задачи не работят

Във времето, в което живеем, планирането на деня е неизбежно. На разположение са множество инструменти за това, от Google календар до доста по-сложни за управление на времето като Asana или Notion. Но всички тези инструменти в крайна сметка се основават върху записването на задачи. Записването е може би най-универсалният и ефективен начин за планиране и приоритизиране. Но въпреки очевидната му простота, има често срещани грешки, които трябва да се избягват, за да бъде действително помощен инструмент.

Ще записвате, но реално не записвате.
Най-очевидната грешка е, че не записвате, защото мислите, че ще запомните. Естествено това обещание не е надеждно.

Правите списък с желания, не със задачи.
Няма смисъл да имате списък с пожелателни действия, които няма да изпълните. Остават като „изчакващи“ в календара, карат ви да се чувствате виновни, че изоставате, а в крайна сметка не са били изобщо задължителни. По-добре е да имате визия за това какви цели искате да си поставите в средносрочен план и да фиксирате основните етапи за планиране по този план, така че да вършите наистина неща, които са задължителни в рамките на конкретния ден.

Не правите разлика между цел и задача.
Тази грешка е свързана с по-горната – ако нямате визия за целите и основните етапи, не можете да ги редуцирате до конкретни малки задачи и така цели се превръщат в задачи. Колкото по-голям е проекта/целта, върху която работите, толкова по-детайлно и внимателно трябва да планирате конкретните задачи и стъпки по пътя.

Затрупвате се със задачи.
Списъкът със задачи не може да е безкраен, ако искате да постигнете нещо. Да, пълен календар създава чувство за заетост (и важност), но всъщност само обърквате плановете си, защото неизпълнявайки или изпълнявайки хаотични задачи, само трупате неизпълнени такива. Три дни с по 2 неизпълнени задачи на ден са 6 неизпълнени задачи на четвъртия ден и Гугъл учтиво ви го напомня. Ето защо, фиксирайте 3 до максимум 5 задачи в рамките на деня и ги разглеждайте като договор със себе си – за отмятане, независимо как ще протече денят.

Формулирате задачите погрешно.
Препоръчително е задачите ви да са придружени с действителен глагол, например: „Да изпратя 28 имейла с оферти до клиентите ни във Варна“, вместо „клиенти– имейли“. Това е полезно и важно, защото инструкцията, която си давате, е конкретна и предполага конкретни и ясни действия. Освен това, ако делегирате задачи, този подход ще ви е полезен и за това – хората не са в ума ви и дори най-очевидното за вас може да е непонятно за тях, eто защо да се научите да говорите с глаголи и ясни инструкции, е полезно за всички.

Превърнали сте имейла си в списък задачи.
Ако натискате „звездичката“ или какъвто бутон за приоритизиране на имейли имате, вместо да прехвърлите задачата от имейла в календара си, то третирате имейла си като списък задачи. Но те не са такива и много често даден спешен или приоритетен статус се забравя. Ако в имейл има конкретна задача за изпълнение, то трябва веднага да я запишете на мястото й в списъка си, защото имейлите никога не свършват.