Методът ALPEN или как да правим всичко с немска точност

Лотар Зайверт се казва професорът по икономика, който стои зад метода ALPEN – още един метод за планиране и управление на времето, който спомага да достигнете до целите си без да се побъркате от стрес. Състои се от пет „алпийски“ компонента, а целта е да се разбере кои задачи наистина си струва да се изпълнят и кои е по-добре да се оставят за по-късно.

A – съставяне на списък със задачи (Aufgaben);

L е очакваното необходимо време (Länge schätzen);

P – буферно времево планиране (Pufferzeiten einplanen);

E – приоритизиране на задачите (Entscheidungen treffen);

N – обобщаване (Nachkontrolle).

По същество методът ALPEN е комбинация от блоково планиране с матрицата на Айзенхауер от класическото управление на времето.

Как се изпълнява методът ALPEN:

Съставете списък задачи.
Напишете всичко, което трябва да свършите днес на лист, без да си губите времето да ги приоритизирате, просто ги запишете.

Преценете колко време отнема всяка задача.
Много често е невъзможно физически да се свърши всичко от списъка, просто защото няма достатъчно време. Затова направете си груба сметка за това коя задача колко време би отнела реалистично и го запишете до всяка задача.

Планирайте буферното време.
Отново реалистично е да планирате буферно време между задачите си, а не да ги планирате една след друга. Ако не планирате буферно време, рискувате задачите да се припокрият и да настъпи голямо объркване, а и се предполага, че имате нужда от почивки. Буферното време е такова, в което „не се случва нищо“ т.е това са слотове, които помагат да се справите с останалите задачи, ако нещо по пътя се обърка. Според метода ALPEN те трябва да представляват до 40% от работното време.

Приоритизирайте задачите.
На тази стъпка, ако имате 10-15 задачи за деня, времето, което отнемат, както и буферните зони, е ясно, че не можете да ги изпълните, защото липсва физическо време. Следователно трябва да приоритизирате, което става с друг инструмент – матрицата на Айзенхауер. Според нея всички задачи се вписват в една от 4 категории:

Важно и спешно – задачата се изпълнява първо.
Важно, но не спешно – отделяте време за задачата, след като се справите с първата.
Спешна, но неважна – в идеалния случай можете да делегирате такава задача, но ако трябва да я изпълните, тя отива на трето място, за да не им посвещавате целия ден и да не попаднете в капана на спешността.
Неспешна и маловажна – тази задача направо може да е зачеркната от списъка ви, предоставена на друг или отложена.

Обобщение (равносметка).
В края на деня отворете дневника си и си задайте няколко въпроса:
Какво е направено и какво не е направено?
Имахте ли достатъчно време за всички планирани задачи?
Правилно ли преценихте необходимото време или следващия път трябва да инвестирате повече?
Имаше ли достатъчно буферно време в плана ви, за да компенсирате форсмажорните обстоятелства и да имате време за почивка?
Кои грешки ще избегнете на следващия ден и как?

Така, с метода ALPEN имате на разположение ясен и по немски точен инструмент да се движите напред в ежедневието си, без рискове за психичното и физическото ви здраве. Пожелаваме ви успех!