Как се пише имейл за учтиво напомняне в 5 стъпки

Стресиращо е да не получаваш отговор на имейл, а да си чувствителен към някоя тема или да те притиска срок. Не е приятно да те пренебрегват, но не е нужно да си твърде дълго в това състояние. Изпращането на едно учтиво напомняне е необходимост.

Напомнянето е любезно подтикване към реакция. То поставя проблема и причината за контакт в съзнанието на получателя и го насърчава да отговори възможно най-скоро. Такъв имейл обикновено се изпраща като превантивна мярка, преди нещо да се случи, за да се гарантира, че е направено, или в случай, че очакваната задача не е изпълнена.

Не приемайте липста на отговор на първия си имейл лично – лесно се губят имейли сред многобройна друга кореспонденция и когато не сте приоритет, е възможно да ви отложат или дори забравят.

Ето 5 стъпки, които да следвате, когато пишете такъв:

1. Напишете информативен subject.
Имейлът ви за напомняне трябва да има много ясен събджект (тема), например:
„Проверка на предишна заявка“ или „Кратко напомняне за политиката на компанията“, или „Потвърждаване на среща в петък“.

2. Професионален поздрав.
Както при всяка друга кореспонденция и тук има професионален поздрав, например:
„Уважаеми, ….“, „Здравейте, …., “ и др. Като алтернатива, ако познавате човека можете да започнете с „Привет, …“.

3. Представяне накратко на ситуацията.
Вече сте написали същинския си имейл, а сега представете накратко причината, поради която се обръщате отново към човека в рамките на 1-2 кратки абзаца. Колкото и да сте разочаровани от липсата на отговор, останете професионални и не започвайте с кисели нотки или обвинения, или въпроси защо не сте получили отговор първия път.

4. Предложете решение.
След като сте представили ситуацията, предложете решение, призовете към действие. То зависи от обстоятелствата, но приятелкото напомняне със сигурност дава някаква посока и призовава за действие, например „Моля, включете …. до четвъртък, 17 ч.“

5. Излезте от имейла.
Сега приключете имейла си правилно. Тъй като пишете кореспонденция с намерението да напомните на получателя да отговор, можете да затворите писмото с един последен ред, показващ малко признателност за изпълнението на задачата, както е поискана, и да окажете лек последен натиск за отговор. Например: „Благодаря предварително“, „Очаквам с нетърпение да Ви чуя“, „Благодаря за бързия отговор“ са все финали, при които предполагате, че ще получите отговор. След като сте написали последния ред, за да завършите добре напомнянето, просто използвайте професионално подписване по имейл и напишете името си. Накрая се подпишете, както във всеки имейл.