Как да се представите в имейл пред непознат

Общуването по имейл е най-обичайният начин да осъществите професионален контакт. Хората са свикнали отдавна да получават имейли от непознати, така че няма повод за стеснение. Но за разлика от живото представяне, където има език на тялото и жестове (усмивка, ръкостискане и др.) при имейлите е малко по-сложно. От една страна, защото невиждайки лицето насреща, сте лишени от ключови сетива на възприемането, от друга, защото не знаете дали ще улучите точния момент за контакт, а от трета, защото вашият имейл се конкурира с други за вниманието на получателя.

Писането на такъв имейл за контакт не е „атомна физика“, но имаме няколко препоръки какво да пишете (и не пишете) в него.

1. Изберете кратка и ясна тема.
Темата на писмото ви трябва да е насочваща, така че кратко и ясно да казва какво искате да постигнете с това писмо, например „Покана за среща от …“. Не се фокусирайте твърде много в темата, не правете куки за внимание, защото това не е маркетинг имейл, а имейл за представяне т.е няма нужда от особено творчество тук.

2. Избягвайте странни въвеждащи изречения.
В момента много голяма част от работната ни комуникация преминава на английски, но когато пишете на български невинаги можете да преведете дума по дума някакъв израз като „Надявам се, че Ви намирам в добро здраве“ или „Надявам се, че Ви намирам добре“, или „Надявам се, сте добре“. Това звучи странно на български, защото човекът е непознат, нямате никаква представа как е със здравето и изобщо защо трябва да се фокусирате върху това „как е“, плюс твърде много си личи, че ползвате готов шаблон.

3. Представете се ясно.
Първите 1-2 изречения са много важни – в тях казвате името си, кой сте и какво искате. „Здравейте, г-н/г-жа …., казвам се Иван Иванов и съм (позиция) в … (компания). Пиша ви с покана за среща относно ….(тема на срещата)“.

4. Напишете кратък абзац, развиващ идеята.
В следащия абзац от 3-4 реда трябва да развиете идеята. Например, ако искате опознавателна среща, можете да споделите защо я искате именно от тази личност т.е фокусирайте се върху отсрещната страна. Какво специално ви е накарало да се обърнете към нея, имате ли познати, които ви свързват. Хората са по-възприемчиви, когато споделите, че до тях ви е довела препоръка на друг човек.

5. Задайте въпрос.
Вече сте казали кой сте, какво искате, защо го искате и сега е моментът да призовете към действие. Можете да зададете въпрос като например: „Свободни ли сте следващата седмица да се срещнем на кафе?“ или „Кандидатствам за позицията и исках да ви задам лично няколко въпроса, ще имате ли възможност да ми отделите 10 минути в удобно за вас време през следващите 3 дни?“.

Когато пишете призива си към действие, бъдете максимално неуклончиви, например не пишете неща като „Ако предложението ми Ви допада, свържете се с мен“ или „Оставам на разположение за допълнителни въпроси“ – предавате отговорността на отсрещанта страна и звучи така, сякаш не ви пука дали ще получите отговор. Отговорността е ваша да постигнете целта си и не разчитайте на добрата воля на получаталя, той трябва да знае конкретно какво да направи, след като прочете имейла ви.

6. Завършете учтиво.
Завършете кратко и учтиво. Едно „Благодаря ви за вниманието и Ви желая ви успешен ден“ е по-добро от „Надявам се, че ще получа отговор“ (което звучи като притискане). Подпишете се с име, фамилия и не забравяйте контактната си информация в подпис.