Как да се научите да делегирате задачи

Независимо дали управлявате хора или работите в екип, умението да делегирате задачи е много важно. То говори за това, че сте професионалист, който има доверие в професионализма на другите и че осъзнавате, че „правя всичко сам“ е вредно отношение, което трябва да премине към „контролирам как го правят другите“.

Хората избягват да делегират задачи основно от страх, че другите няма да свършат работата така, както те самите и че от това ще пострадат качеството, срока, печалбата и изобщо ще трябва да се понесат някакви загуби. Този отказ от делегиране е свързан и с перфекционизма („Аз мога най-добре“), но може да е свързан и с прикриване на информация („Защо да го уча как да го направи?“) или негативен опит („По-добре да не губя време, така или иначе аз пак ще трябва всичко да оправям!“).

Ето защо, първото нещо, което трябва да направите, ако искате да се научите да делегирате задачи, е да си отговорите конкретно на няколко въпроса: Какво точно искам да делегирам? (напр. Искам да делегирам воденето на преговори за продажбата на новия софтуер) ; Какви притеснения имам, когато мисля за делегиране на конкретната задача? (напр. Тревожа се, че дори да делегирам, накрая пак ще трябва аз да водя преговорите и ще оставим лошо впечатление у клиента); Кое е най-лошото нещо, което може да се случи, ако страховете ми се оправдаят? (Колегата, на когото съм делегирал да продаде софтуера евтино); Какво мога да направя, за да предотвратя най-лошия сценарий? (Да уточня ясно цените на софтуера и да помисля как да мотивирам колегата да продаде продукта по-скъпо). Като си отговорите на тези въпроси, ще имате по-ясна представа за рисковете на делегирането и антикризисен план.

Как да делегирате?

1. Постепенно. По-добре е да започнете постепенно, например да отделите достатъчно време на човека, на когото делегирате задача да се запознае с нея и да се уверите, че е разбрал всичко правилно, пред това да хвърлите задачи на петима души, без да сте сигурни, че изобщо са разбрали нещо.

2. Не търсете подобието си. Когато делегирате, не търсете задължително човек, който е като вас и който ще работи, както вие работите. Потърсете служители, които са по-професионални от вас и които ще достигнат и увеличат резултата.

3. Очертайте стълбове на делегиране. Ако сте мениджър, очертайте няколко стълба задачи за делегиране и прехвърляйте задачи на служители за съотвения стълб от задачи.

4. Делегирайте и правомощия. Не раздавайте заповеди, а стимулирайте хората да се развиват – например, ако някой не знае какво да прави, попитайте го как би го направил – давайте съвети, а не планове за действие.

5. Делегирайте цели задачи. Ако сте склонни към микроменажиране, колегите ви ще развият комплекс на заучена безпомощност, в резултат на което вие ще сте единственият човек, който може да се справи с всичко и съвсем скоро ще се оплаквате, че на никого не можете да разчитата.