Как да подредим хаоса в Google Docs

Документи с най-невероятни имена, нови папки за всичко – ако това ви звучи познато, време е да си подредите гугъл документацията.

Google Docs има няколко вградени инструмента за сортиране, които ви помагат бързо да намерите файловете, които искате.

1. По формат на екрана.
Можете да подредите предочитания тип файлове като списък или в мрежа. За да направите това, щракнете върху съответната икона в дясно в лентата горе.

2. По дата или заглавие.
Можете удобно да сортирате документите по датата, на която са били прегледани, датата на промените, направени от вас или всички потребители, а също и по заглавие. Бутонът се намира до този на форматиране – AZ– от него избирате подредбата.

3. По притежател.
Google Docs позволява на няколко потребители да работят по документи наведнъж. Ако не само създавате документи, но и работите с непознати или в група, сортиране по собственик на документа ще ви помогне. За да го направите, щракнете върху елемента на главния екран и изберете опцията – , сортирането от собственика (създателя) на документа ще ви помогне. За да го използвате, просто щракнете върху съответния елемент на главния екран и изберете подходящата опция в Owned by.

4. По ниво на достъпа.
Можете да видите всички файлове, създадени от други потребители и достъпни за вас, щракнете върху иконата на папката в горния десен ъгъл на главния екран и изберете „Налично“.

А сега подредете: 

1. Всички документи в папки
Менюто на папките може да се отвори от началния екран на Google Docs. Можете лесно да създавате папки в Google Drive. За да направите това, трябва да кликнете върху големия бутон „Създаване“ и да изберете елемента „Папка“.

Давайте на файловете и папките ясни и конкретни имена. Можете да прехвърляте файлове в папка, като щракнете с десния бутон върху тях и изберете съответната опция за преместване.

2. Използвайте различни цветове на папки и етикети за важни файлове
По подразбиране всички папки в Google Drive са сиви, но можете да щракнете с десния бутон върху тях и да изберете един от 24 цвята от падащото меню. Можете също да маркирате необходимите файлове на диска. Това става, като щракнете с десния бутон и изберете „Добавяне към маркираното“.

3. Изтрийте ненужното.
В драйва трупате огромно количество остарели и ненужни документи. Можете да ги изтриете както в „Документи“, така и на „Драйв“, като щракнете с десния бутон върху желания документ и изберете „Изтриване“. Ако случайно сте изтрили документ (Google Docs не иска потвърждение на действието за изтриване), можете да щракнете върху изскачащия бутон „Отказ“. И ако сте го изтрили, но след няколко дни промените решението си , отидете на „Кошче“, щракнете с десния бутон върху желания файл и изберете „Възстановяване“. Файловете в кошчето се съхраняват в продължение на 30 дни, след което се изтриват автоматично.

4. Използвайте Filewatch, за да се отървете от излишното.
Filewatch може да ви помогне да намерите файлове, до които все още имате достъп от минали периоди и ви показва с кои хора споделяте документи и ви позволява да откачите от тях.

Filewatch е включен в библиотеката на Google Workspace Marketplace, което означава, че е сертифициран от Google, така че вашите чувствителни данни не попадат в грешните ръце. Услугата е безплатна.