Как да напишете „студен“ имейл (с примери)

Независимо каква е причината да пишете имейл на непознат (или още „студен“ имейл), вероятно вашият ще е в конкуренция с множество други имейли, което означава, че трябва да направите всичко възможно да увеличите шанса съобщението ви да бъде прочетено. Основната ви цел е получателят да отвори писмото ви, да разбере кой го изпраща, да се запознае с информацията и да предприеме действие т.е да ви отговори. Ако вървите по изброените по-долу стъпки, определено вървите в правилната посока – разбира се с практиката ще ставате все по-добри.

Тема.
Темата или събджекта е нещо, което се вижда първо. Обичайно хората сканират много бързо входящите писма, ето защо, ако темата ви звучи като спам, написана е изцяло с главни букви и изпъстрена с емотикони, е вероятно получателят да реши, че наистина става дума за спам и да изтрие писмото без да му мигне окото. Заложете на кратка и ясна форма под 30 знака, ако е възможно – бъдете конкретни и не използвайте общи призиви, които звучат като спам.

2. Имейл адрес.
Професионални писма се пишат от професионалисти. Ако имейлът, от който изпращате писмото си, е широкозвучащ напр. info@…. или звучи твърде лично и незряло като sladurcheto89@… това също повдига съмнения у получателя и може да ви елиминира. Създайте професионален имейл с име и фамилия и го ползвайте за работа.

3. Обърнете се към конкретния човек.
Винаги започвайте имейлите си с обръщение към конкретния човек. „Здравейте, г-н/г-жа…“ или „Уважаеми г-н/г-жа…“. Избягвайте неодушевени адресати например „До заинтересованите …“. Не пишете на „Ти“ в официална кореспонденция, защото не познавате човека и не знаете каква е културата в компанията му. Дори тя да е много неформална, започнете на „Вие“, а после в следвщаи имейли може да пишете и на малко име, но на „Вие“, ако усетите, че е подходящо.

4. Представете се.
Веднага след обръщението се представете. „Казвам се …. и Ви пиша, за да ….“ или „Казвам се …. и съм .. в … Пиша Ви във връзка с…“. Това обръщение е не повече от 2 реда, в които се представяте кратко и ясно.

5. Съсредоточете се върху получателя.
Веднага, след като сте се представили, насочете вниманието на получателя към него самия. Например можете да напишете че поводът да пишете е това, че се възхищавате на компанията, или статията, която сте прочел от него, или че имате взаимни интереси, или че има нещо, което ви свързва. Хората често са по-възприемчиви, ако споменете други, които ги свързват с тях, така че ако ви е препоръчан от конкретно лице, тук е моментът да го споменете.

6. Направете запитването си.
Сега преминете към важната част – защо пишете писмото си. Отново сбито и ясно – какво предлагате и какво искате (без да звучите изискващо). Получателят трябва да разбере стойността на това, което „слагате на масата“ и какво ще получи. Ако сте твърде подробни и объркващи, едва ли ще получите отговор.

Пример за добро изложение: „Работя върху статия в сферата, в която сте мениджър проект. Смятам че темата и опитът Ви са много полезни за аудиторията на блога ми от 10 хиляди души и искам да Ви поканя да се срещнем за кратко интервю от 20 минути в удобно за Вас време в следващите 2 седмици.“

Така казвате ясно какво правите (пишете статия в блог), защо го търсите (защото е опитен мениджър), какво ще извлече от контакта ви (ще се представи пред аудиторията ви от 10 хиляди души) и какво искате от него (да се срещне с вас за 20 минути).

7. Призовете към действие.
Много хора прескачат призива към действие от неудобство, но той е много важен. След като сте казали какво искате (среща например), кажете кога и как, но не оставяйте прекалено отворени варианти. Например, не пишете „Свържете се с мен при интерес.“, защото получателят може да е зает човек и точно в момента да не му се занимава с това да си организира той среща с вас. Рядко някой ще действа, просто защото му е станало интересно нещо в имейл. Ето защо го поканете и контролирайте какво искате да се случи.

Пример: „Бих искал да Ви поканя да се срещнем онлайн за 20 минути в удобно за вас време през следващите 2 седмици, за да се запознаем и да ви разкажа накратко за мен и проекта. За мен е най-удобно Вие да посочите деня и часа, а аз ще Ви изпратя покана в някоя от платформите за видеовръзка, за да насрочим срещата“.

Така получателят разбира че е поканен, че срещата ви ще е онлайн, че му давате 2 седмици, за да се случи тази среща и че от него се иска само да погледне календара си кога е свободен, а вие ще се погрижите за всичко останало.

8. Завършете учтиво.
Подходящо затваряне на имейла е да напишете „Предварително благодаря“ или „Благодаря за вниманието Ви и се надявам да се чуем скоро“. И двете носят лек натиск към получателя да отговори. „Оставам на разположение“ например не носи същия заряд, а оставя връзката хлабава и избора изцяло на получателя (точно както „Свържете се с мен при интерес“), а  не искате да изпускате контрола по този начин. Освен това ако напишете тези неща си затваряте вратата към напомнящ имейл после, а вероятността да трябва да пишете такъв е много голяма.

9. С уважение,
…..