Как да напишете професионален имейл в 4 лесни стъпки

Професионалните имейли не са сложни, ако притежавате грамотност и добро възпитание. Двете правила, които трябва да спазвате, са, че писмото трябва да е написано на книжовен език и да е учтиво. Освен тях има и още две по-малки, но също толкова важни правила – да е ясно структурирано и максимално кратко. Независимо, че всеки имейл може да е различен и обикновено се пише според конкретна ситуация и на конкретен получател, като цяло, ако следвате тези 4 стъпки, ще се отличи като професионален и изчистен:

1. Тема.
Темата ( в полето subject) е обобщение на имейла, което да даде на читателя две насоки – каква е идеята и дали е спешно да отговори. Не трябва да звучи много по-спешно, отколкото е.

2. Поздрав.
Започнете имейла си с поздрав. Не пишете неща като „Надявам се това писмо да Ви намира в добро здраве“ и подобни, които на български звучат по-скоро странно и особено, ако получателят не ви е близък. Започнете семпло с учтив поздрав, на Вие (особено, ако пишете студен имейл например „Здравейте, г-жо Иванова“). Ако човекът ви е познат или колега, можете да започнете и на „ти“ със семпло „Здравей“ или „Привет“.

3. Основната част (един, максимум два абзаца) трябва да уцели целта на имейла, независимо за какво става дума във възможно най-кратка форма. Например: „Пиша Ви, за да споделя, че ….“ или „Пиша ти, за да уточним дали предложението ми е прието …“ и др. Ако трябват уточнения, ще ги направите в телефонно обаждане или последваща среща. В тази част включете призив за действие – какво следва да направи получателят, след като прочете имейла ви – да приложи информация, да осигури документи, да се обади или нещо друго. Ако е необходимо, предложете последваща среща или обаждане и предложете конкретно време за това.

4. Завършете учтиво.
След като сте уточнили всичко, завършете с „С уважение,“ и се подпишете като не забравяте информацията си за връзка, особено ако пишете на някого за пръв път.

Независимо на кого пишете, преди да натиснете „Изпрати“ прегледайте имейла си и дали сте следвали тези четири стъпки. Проверете за правописни грешки, двойни интервали и необичайно форматиране. Не допускайте професионален имейл да има непрофесионален вид. Задължително проверете дали сте прикачили документа, ако сте споделили, че изпращате такъв, за да не се налага да го изпращате втори път, за което да се извинявате. Не бързайте и когато сте напълно готови, го изпратете.