Как да намалите времето за имейли според служител на MailChimp

Ако има хора, които да знаят как да си оптимизират времето, което прекарват с пощата си, то те би трябвало са служители на MailChimp. Именно такъв служител, Джон Смит, е споделил тук надълго и широко как да се справим с потока писма. Той самият е ограничил агонията до час и половина на ден. Начините, които е открил, са неочевидни, но пък работещи:

За какво не си струва да се губи време.
Според Смит идеята да се класифицират всички писма по всевъзможни папки е погрешна и създава твърде сложна система. Съветът му е да структурирате пощата си не по теми, а по вида на действието, което изискват. Например:

Не усложнявайте.
Оставете във входящата си поща само съобщенията, на които трябва да се отговори. Най-важните, на които трябва да отговорите веднага, маркирайте като непрочетени, за да не ги губите в общата маса. Освен това не е нужно да се местят – като ги държите във входящата поща, те напомнят постоянно за себе си, докато не стигнете до тях.

Създайте график.
Джон отделя един час всяка сутрин, за да почиства пощенската си кутия. Сканира фирмените бюлетини, вътрешната комуникация и отговаря на възможно най-много от неспешните съобщения в рамките на този час. След като часът изтече, не затваря пощата, а просто й отделя много по-малко внимание. Всеки нов имейл сканира набързо и решава дали е за приоритетната група или не. Към края на работния ден отделя 30 минути, за да се занимава с писма, които изскват от него да направи нещо – да даде съгласие, да напише по-подробен отговор или да вземе решение. След което обръща внимение на съобщенията, които е отбелязал като непрочетени.

Класифицирайте имейлите по тип отговор.
Джон все пак има папки за някои съобщения. Някои, които не са отбелязани като „непрочетени“ разпределя в две основни посоки – съобщения, които изисват каквито и да било действия или отговор от колега поставя в папка To Do. Tя е за имейли, които могат да чакат. По-неотложните писма премества в папка Read. Освен това той използва специални филтри, които автоматично поставят имейла в тази папка. Инсталирането на филтрите отнема само няколко минути, но тази проста стъпка спестява много време и усилия по-късно.

По този начин се получават три активни папки, които се различават по спешност – входяща поща с непрочетени писма, To Do и Read

Архивирайте съобщения.
За всичко останало Джон Смит използва функцията за архивиране на съобщения. Това му помага да изчисти пощенската кутия и ръководителя от ненужни задачи. Веднага, след като прочете съобщението и предприеме необходимите действия, го архивира. Джон рядко използва функцията за изтриване на съобщение. В коша попадат само кучета, котки и мемета, изпратени от колеги.

Служителят не се кълне в това, че неговата система е валидна за всички, но пък дава един по-интересен и нестандартен поглед към решението, което определено работи за него и вероятно би помогнало и на други хора.