Как да критикувате колега, така че да не взривите офиса

Критиката е много деликатна част от комуникацията. От двете страни има живи хора, които е по-вероятно да приемат думите лично и да се задълбочат в емоцията, отколкото да не го направят. В резултат на това атмосферата в един екип може да стане трудно поносима. Когато става дума за обратна връзка, хората не разбират, че мисията й е, да реши съвместен проблем, а да не да се изброятват грешките на отсрещната страна. Затова е важно комуникацията да протече така, че отсрещната страна да ви чуе, без да се почувства подценена, непълноценна или обидена. Ето как да го направите:

1. Помислете, преди да говорите.
Преди да дадете обратна връзка, помслете защо искате да го направите, каква е целта – ако целта е да накажете, обидите или сочите виновника, се откажете. Такава критика няма да доведе до нищо. Ако целта ви е да разберете къде и какво се е объркало и да намерите решение на проблема заедно – говорте.

2. Подгответе човека предварително.
Ако трябва да проведете критичен разговор, не хващайте човека в коридора, а планирайте разговор предварително, така че той да дойде подготвен на такъв разговор. Не само с факти, данни и обективен разказ за случилото се, но и емоционално подготвен да избегне личния елемент.

3. Срещнете се насаме.
Хората възприемат публичката критика като съд, а публиката като съдебни заседатели. Това може и вероятно ще накара критикувания да се почувства обвиняем, а обвиняемият има нужда от пламенна защита, за да убеди в невинността си. Ако подходите към обратната си връзка като към някакъв тип другарски съд, който трябва да стане общо дело, по-добре се откажете. Говорете на 4 очи и после планирайте информацията, която е нужна на екипа.

4. Не говорете с негативи и отрицания.
Никога не коригирайте нищо в червено. Нито писмено, нито с думи. Приемете принципа на „зеления маркер“ – първо отбележете плюсовете, подчертайте сложността на проекта, силните страни. Тогава, лека полека, говорете за грешките. Това е класически подход, ако го пренебрегнете, човекът ще има чувството, че го мразите.

5. Избягвайте оценки.
Когато давате обратна връзка, не обсъждайте човека, а конкретния проект. Приемете, че хората са добри и красиви по подразбиране и грешките им не ги определят. Най-често проблемите са свързани с това, че човекът е забравил нещо или пропуснал информация, или не е бил информиран. Няма нужда да се хвърляте в анализ на личността му, а просто да уточните как да се избегне проблемът следващия път или да се коригира настоящия.

6. Говорете с факти.
Оценките и квалификациите не помагат на обратната връзка, придържайте се към сигурното, а именно фактите. Докажете обективността си с данни – срокове, задачи, декларации и т.н.

7. Поддържайте позицията, че всички грешки са поправими.
Не представяйте критиката си във вид на природно бедствие. Подчертайте, че почти всички грешки са поправими и е най-важно да се намерят начините да се преодолее кризата и да се разбере какво ще се случва след това.

8. Не превръщайте обратната връзка в монолог.
Задавайте въпроси на събеседника си, за да го направите участник в разговор, а не слушател на монолог: как можете да поправите грешката, какво се обърка във веригата от действия, как той самият оценява рисковете, причинени от грешката.

9. Насочете разговора към намиране на съвместно решение.
Попитайте какво мисли получателят на обратната връзка за проблема, предложете свои собствени решения, насърчете неговите предложения. Подчертавайте през цялото време, че основната цел на разговора е да се разберете, да се съгласите и да коригирате грешките.