Как да дадете правилно обратна връзкa, без да обидите никой

Получаването на конструктивна критика или обрaтна връзка е полезно. Обратната връзка повишава компетентността ни, прави ни по-ефективни, подобрява ангажираността, влияе положително на взимането на решения, повишава удовлетвореността от работата и като цяло подобрява отношенията ни с хората. Но само при условие, че обратната връзка е дадена правилно т.е е позитивна и градивна. Според проучване на Gallup 67% от служителите, чиито силни страни са редовно подчертавани, са напълно потопени в работата си, а ако шефът отразява само слабостите, едва 31% остават фокусирани. Високоефективните екипи си дават почти шест пъти повече позитивна обртна връзка от екипите със скромни нива на успех. Всичко това подчертава, че когато обратната връзка е честна, добронамерена и добре формулирана, тя е един от най-ефективните инструменти на положителните взаимоотношения и резултати.

Има няколко начина да дадете констурктивна оценка на работата на другите – те са идентифицирани от организационния психолог Адам Грант:

Преценка нужна ли е изобщо обратна връзка.
Не всеки иска да получава обратна връзка. В повечето случаи хората са склонни, стига да знаят, че човекът, който ще ги критикува е позитивно настроен, но това не е достатъчно. Ако не ви питат конкретно, можете да кажете например: „Забелязах няколко тенденции през последните няколко месеца. Искаш ли да чуеш обратната ми връзка?“. Така давате възможност човекът да има последната дума. Разбира се, ако видите сериозен проблем, който не търпи такова съгласие, е по-добре да не чакате ситуацията да се задълбочи и да говорите открито.

Демонстриране на грижа.
Ако имате изградени умения са слушане, ще можете да демонстрирате и загриженост към обсъжданото, което е много добра основа – показвайки участие, показвате, че сте фокусирани върху проблема, а това създава основа на доверие и към критиката ви.

Обясняване на причините.
„Давам ви следните коментари, защото очаквам много от вас и знам, че можете да отговорите на очакванията ми“ или „Искам повече, защото знам, че си способен на повече“. Такива фрази повишават мотивацията и превръщат обратната връзка в предизвикателство, без да се отива твърде далеч. Те са много ефективни, защото намаляват отбранителните реакции, не случайно се използват от родители и учители.

Модел „ситуация-поведение-влияние“.
Този модел е много добър начин за даване на обратна връзка при решаване на конфликти. Описва се ситуацията, после поведението в резултат на тази ситуация, обяснява се накратко и без груб език до какво е довело и как е повлияло на другите участници в събитието.

Избягване на „информационни сандвичи“.
Много хора обичат да започват даването на обратна връзка с комплимент и да я завършават отново с положителна нотка, а между тях има негативна оценка. Това е „информационен сандвич“. Това не е добра стратегия, защото хората поначало помнят повече началото и края на разговорите, които водят, така че обратната връзка се губи. Има и друг недостък, че хората са свикнали да очакват лошото след първоначалния комплимент и са по-напрегнати и отбранителни. Ето защо, трябва да обмислите дали да формулирате критиката си в „сандвич“, а по-добре е да я формулирате с друга динамика.

Поддържане на баланс между негативното и позитивното.
Хората не обичат лоши оценки. Ето защо критикът трябва да демонстира, че е човечен, че е преминал през трудности, например: „Знам какво е, защото и аз …., и затова се опитвам да бъда полезен.“ Тази демонстрация на уязвимост скъсява разстоянието и повишава доверието като към човек, който говори от позицията на опита.

Преценка на мястото и времето.
Не всеки обича да чува критика (негативна, но и позитивна) пред други хора, ето защо, преди да дадете обратна връзка, попитайте човека дали не иска да разговаряте на четири очи.

Правилно отношение.
Много е важно не само какво казвате, а и как го казвате.
Човек може да дава положителни коментари, докато се мръщи или отрицателни с усмивка на уста. Нашите изражения, интонация, жестове са изразителни и влияещи емоционални сигнали, които са не по-малко важни от думите.