Защо и как да напишете последващ имейл след липса на отговор

Да напишете имейл, за да проследите какво се случва с този, на който не са ви отговорили, може да ви накара да се почувствате доста некомфортно. Вероятно мислите, че първият ви имейл не се е харесал, човекът не се интересува и просто не искате да го безпокоите. Но тези мисли често не отговарят на истината. Много малко хора отговарят на първия имейл, особено от непознати, още по-малко отговарят с „да“, а причините за липса на отговор може да са най-различни – ако изключите най-лошия вариант, то човекът просто може да не е имал време да обърне внимание на имейла ви.

Проучване на Iko System показва, че само 18% от изпращащите имейл са получили отговор още след първия, а 13% на четвъртия. Шестият имейл получава най-висок процент отговор – 27%. Подобно проучване, проведено от Yesware, показва 30% отговор на първия имейл и 14% на четвъртия. Техният експеримет включва поредица от  10 имейла и всички, включитело последният, е получил 7% шанс за отговор.

Въпреки тези данни, Yesware установяват, че колосалните 70% от имейлите спират само след един имейл без отговор. Извод от същото проучване е, че 8% от търговците или тези, които са изпращали имейли поне пет пъти, са генерирали 80% от всички продажби. Тези данни показват ясно, че не бива да се отказвате от първия неполучен отговор.

Колко дълго трябва да чакате, преди да напишете имейл за проследяване на първия?
Не дълго. Според данните 90% от получателите отварят и отговарят в рамките на деня, в който е получен имейла. Като общо правило два или три дни са добро време за изчакване, преди да изпратите първия си последващ имейл. След това трябва да удължите периода на изчакване с два-три дни за всеки следващ имейл след първото ви съобщение, особено в зависимост от броя на последващите действия, които планирате да изпратите.

След като е ясно, че е важно да изпратите поне един имейл за проследяване и колко време да изчаквате след всеки следващ, то следва да се подготвите за успеха. Особено, ако изпращате на много хора (оферта или друга комуникация) е важно да имате ясна схема на работа, така че да не бъркате имена, дати и да проследявате напредъка – най-простият начин е да създадете таблица.

Също така обмислете и впишете в таблицата си и други канали – в момента хората живеят на много места, така че ако е подходящо, разнообразете каналите си на комуникация, шансът да получите нечий отговор се увеличава. Можете да предприемете и смесен подход със студени обаждания, но най-важното е да знаете какво искате да постигнете от този контакт – повече информация или пък среща, продажба, а може би очаквате човекът да предприеме някакво друго действие. Никога не изпращайте последващ имейл, ако не сте наясно какво точно очаквате да се случи и получателят да направи, след като го прочете. Например ясно е, че имейл, с който питате дали е получен предишния, е глупав, защото изпращането е автоматизирано и ако има някаква пречка пред получаването, ще получите автоматично съобщение, истинският въпросът е дали е прочетен и какво следва от това. Така че това означава да помислите за потребителското изживяване, да се поставите на негово място – какво е полезно за получателя, как се чувства, какъв опит има, има ли нужда изобщо от проследяване.

Как да напишете последващ имейл?
Кратко. Вторият имейл обикновено цели да се разбере дали има друг от отсрещната страна на връзката и какво да направите, така че комуникацията да продължи. Ето примерен път:

– В първото изречение се обърнете към получателя с конкретната цел, например: „Здравейте г-н/г-жа.., исках да проследя дали имахте възможност да прочетете имейла ми от (дата) и да получа обратната Ви връзка за (събджекта на първия имейл).
– Добавете стойност. Надградете малко предишния имейл отново с едно изречение, например: „Вече имаме възможност да ви предоставим и допълнително …“. Логиката на това надграждане е, че ако го направите, давате още един повод да получите отговор.
– Кажете на получателя какво искате, но не пишете с емоции („аз вярвам“, „аз се надявам“, „чувствам, че“ и т.н.). Например: „Току що лансирахме …, който променя … и можете да се запознаете с подробностите на следния адрес (линк)“
– Призовете към действие. Колкото и да сте изкушени да си „плюете на петите“ в края се изправете срещу страха си от отказ и призовете към действие получателя – нов контакт (обаждане, среща – кога ще е удобно, удобно ли е в четвъртък в 15 ч.?) или получаване на конкретна информация („Бихте ли ме насочили към човек, с когото да разговарям?“) или друго („ Ако сте съгласни, пишете ми с „Да“, за да ви изпратя повече информация“).
– Завършете имейла кратко и учтиво, например: „Оставам на разположение за въпроси“ или „Благодаря за отделеното време“.